マイクロソフトのSharePointで利用できる機能と料金プランについて

マイクロソフトのSharePointって初め聞いたけど、どの様なことができるのか知りたくて調べて使ってみました。

初めて使ったレビューとしては、ポータルサイトが作れるものなんだなと思いましたが、使っていくうちにいろいろな事ができるとわかってきました。

この記事では、SharePointについてと料金プラン、どういったことができるのか解説しています。

SharePointって何？

ファイルの共有やコミュニケーションといった、ITチームだけでなく色々なチームで業務効率を向上させることができるツールになります。

Microsoft365のBusinessプランのサービスとして利用することもできますし、SharePoint単体で利用可能なプランがあります。

Microsoft365のPersonalでは利用できないのですが、個人でもビジネスプランのBasicやStandard、PremiumプランでSharePointを利用することができます。

下記はビジネスで利用できるSharePointのプランになります。

SharePoint単体で利用できるサービス

SharePointはMicrosoft365のプランを利用せずに単体のプランで利用することができます。

利用できるプランは、SharePoint Online（プラン１）とSharePoint Online（プラン２）があります。

SharePoint単体で契約した場合に利用できるサービスは、OneDriveとListsというサービスが利用できるようになります。

２つのプランで大きく違うのが、ストレージの利用量が条件によって変わることです。

通常だと両プランともストレージのサイズは1TBになりますが、SharePoint Online （プラン２）は５人契約すると無制限のストレージへと変わります。

Google Suite（現 Google Workspace）は容量無制限でしたが、今では2TBとなっておりSharePointをオススメする理由になります。

SharePointって何ができるの？

実際操作してみて思ったことを書きます。

まず慣れないと良くわからない！

Google Workspace(Gsuite)を使ったことがある人は、イメージがズレる感じがあると思います。

SharePointをGoogleでたとえると、Google SiteやChat、ToDo、スケジュールなどがSharePointでは一括して管理することができます。

下記はSharePointで作れるサイトの種類になります。

チームサイトとコミュニケーションサイトについて違いがあるのかというと、見た目が違うだけで基本的な機能は変わりませんでした。

実際に業務でどのようにしたら使えるか考えてみました。

まず個人では使い道がほぼなく、会社ではポータルサイトや各部署ではファイル共有したりコミュニケーションなどに使うのが一番適している感じです。

ほかにも外部の人とのファイルも共有できるため、見積もりやちょっとしたファイルを送るためにメールの添付に暗号化する手間とかも無くなると思います。

正直、PPAPのやり方を間違ってる会社が多く、やる意味が全く感じられないです。

そんな中で、内閣府からもPPAPの廃止に向けた取り組みを始めていますが、それでも脱することができない企業がほとんどです。

話がそれましたが、あと全文検索ができるのでWikiみたいな扱いになりますが、マニュアルなどのドキュメントをまとめることもできるので、社内のドキュメント管理がかなり良くなると感じました。

ファイルサーバだと、あのファイルどこだっけ？とか検索かけても出てこない場合あるし、業務を効率的に進めることができます。

ファイルサーバとかでまとめるよりは、SharePointでまとめた方が良いです！

ちなみにGoogle Driveでまとめるのもアリなんですが、しっかり管理しないと管理不能になります。

しっかり使える機能を取捨選択するべきです。

SharePointの利用料金

Microoft365でSharePointを利用できるで、単体で利用した際の利用料金をまとめました。

プランとしては下記の３つになります。

プランや金額については更新されている可能性があるので、マイクロソフトのSharePointのページもご確認ください。

SharePoint Online (プラン1）

年間契約になりますが、月相当だと540円になります。

Officeアプリケーションは使えません。

SharePoint Online (プラン 2)

こちらも年間契約になりますが、月相当だと1,090円になります。

Office 365 E3

E3も年間契約になりますが、利用できるアプリケーションとしてOfficeが利用できるようになります。

月換算すると、2,170円になります。

SharePointのToDoとMicrosoftのToDoは別物だった

SharePointには、タスク管理ができるToDoの機能があります。

SharePointの新規追加メニューにある「プラン」からToDoが利用できますが、MicrosoftにあるToDoアプリの両方あります。

私は同じものだと思ってましたが、MicrosoftのToDoはあくまでも個人のもので、SharePointのToDoはチームで管理し割り当てることができるタスク管理となっています。

そのため両方のツールを利用すると２重管理になってしまうので、気をつけた方が良いです。

TeamsやPlannerで利用できるタスク管理は、やり方次第で共通かすることもできるのでSharePointとの相性がいいのは、TeamsとPlannerになります。

まとめ

Microsoft365の機能でもSharePointを利用することができますが、単体でもSharePointを利用することができます。
年間契約で利用することができ、Microsoft365 E3プランではデスクトップアプリケーションを利用することができます。

ただ単体でSharePointを利用するより、Microsoft365のプランによるSharePointを利用した方がお得ですし、ストレージ無制限を意識しないのであれば、Microsoft365のプランを利用する方が良いです。

他のMicrosoft365のプランも下記から確認してみてください。

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