マイクロソフトのPlannerを使ったタスク管理

チームでタスクやスケジュールといった進捗管理ツールを探している。

プロジェクトの二重作業を防止したり、コミュニケーションを含めたタスク管理を行いたい。

タスクや進捗状況を可視化したい。

そんなアナタに、Plannerを使うことでチームでスケジュールや進捗の管理を可視化し、個人のタスクを一元管理することができます。

Microsoft365のPlannerとは？

チームのタスクや進捗状況、個人のタスクを管理するツールです。

TeamsやSharePointといったツールと組み合わせることで、Web会議をしながら進捗や棚卸しといったタスクを管理することができます。

Planner単体で利用するプランは無いため、Microsoft365のBusinessプランを利用します。

個人と法人で利用できるPlannerのプランが下記になります。

ほかにも大規模法人向けのプランが下記になります。

Plannerの特徴

Microsoftのタスクをさまざまなデバイスで確認することができます。

私個人の見解になりますが、ToDoアプリを使ってみたことがある方やITスキルが少しでもある方、初めて操作してみた感想として直感的に操作できると思います。

Plannerを使うメリット

TeamsやSharePointと連携することで、乱雑に作成されたプロジェクトやタスクを、簡単に一元管理することができます。

ほかにもさまざまなデバイスで閲覧することもできるので、出先からスマートフォンやタブレットといったデバイスから操作することもできます。

Plannerを使うデメリット

デメリットとしては定期的なタスクを作りたい場合に、繰り返し期限を設定することができない。

ボリュームがかなりあるプロジェクトだと、カンバン方式では見づらい場合があり、リスト方式とカンバン方式を切り替えることができない。

※Teamsではリストとボード（カンバン方式）を簡単に切り替えることができます。

Plannerで管理ができる主な5つの機能

Plannerではボードによるカンバン方式を使って管理することができ、グラフやスケジュールによる進捗状況やフィルターによる絞り込み機能を利用することができます。

主な機能として、下記の５つの機能になります。

ボード

タブメニューのボードを選択することで、カンバン方式のタスク一覧が表示されます。

プラン（プロジェクト）などの種類によって、タスクの見え方が変わります。

下記の画面では自分に割り当てられたタスクがマイタスクに表示された画像になりますが、ほかのプランの場合は、バケット単位で表示できたりします。

グラフ

タブメニューのグラフを選択することで、状態や優先度、プラン（プロジェクト）の状況が分かります。

他にもプラン（プロジェクト）を選択することでメンバーやバケットといった表示も確認することができます。

※バケットとは開発のステージを表すとヘルプに書かれています。要はPDCAサイクルやGTDで使われるセクションみたいなものです。

スケジュール

タスクにスケジュールを割り振ることで、カレンダーにタスクが表示されます。

フィルター

フィルターでは、キーワード検索や期限、優先度、進行状況といった項目で絞り込むことができます。

グループ別

グループ別では、プラン（プロジェクト）や進行状況、期限、優先度といった項目をワンクリックで絞り込むことができます。

プランの場合はグループ別バケットという項目に変わり、バケットや担当者、進捗状況、期限、ラベル、優先度の項目に変わります。

タスク管理ができる他のツール

Microsoft365 Plannerの他にもタスクを管理するツールはたくさんあります。

チームで管理できるモノと個人用で管理できるモノで分けてみました。

チームで利用するのにオススメなのが、AsanaかBacklogくらいですかね。

ぶっちゃけ、RedmineとかOSSなのは良いのですが、UIが古いし使いづらい部分がやっぱりあります。

Trelloを推している人たちもいますが、その辺は個人で試してみた方が良いですね。

いろいろなタスク管理を利用してみると、使いづらい部分が見えてきます。

そこでチームで使った場合を考慮に入れて考えた場合に、業務効率が上がる使い勝手の良いツールが見えてきます。

個人で利用する分に関しては、Macで結構良いのがOmniFocusで私個人としてオススメなんですが、Windowsメインの人はオススメではないです。

まとめ

Plannerではチームのタスクや進捗、個人のタスクを管理することができます。

機能として、カンバン方式による管理やスケジュール、グラフといった進捗の可視化、フィルターによる絞り込みで簡単にタスクを見つけたりすることができます。

デメリットにあるリスト表示とカンバン表示の切り替えについては、Teamsで利用できるので今後Plannerにも実装されるかもしれません。

定期的なタスクの登録については結構重要なので、実装して欲しいですね。